7 вещей, которые должен знать и уметь администратор стоматологической клиники

4 апреля 2017 г.
2820
7 вещей, которые должен знать и уметь администратор стоматологической клиники

Содержание статьи

1. Как разговаривать с клиентами
2. Правила русского языка и этикета
3. Как оказать первую медицинскую помощь
4. Предложить альтернативу
5. Ценообразование
6. Как успокоить пациента
7. Оценка рекламной кампании – роль администратора

Что должен знать хороший администратор стоматологической клиники

В отзывах на стоматологии нередко встречаются негативные комментарии в адрес работы администраторов. Одни грубо разговаривают с пациентами, другие отказываются консультировать по телефону, третьи слишком рьяно навязывают свои услуги, четвертые неграмотно говорят. Все это заставляет пациентов отказываться от качественной врачебной помощи, даже не познакомившись с докторами клиники. Руководители при этом нередко винят в низком потоке пациентов рекламную кампанию и пытаются найти другие работающие маркетинговые инструменты, но все тщетно, пока их внимание не сосредоточится на работе администратора.

Мониторинг работы администратора – отдельная деятельность, требующая вдумчивого подхода и заранее спланированной стратегии. Его на себя может взять агентство. Тренинги для администраторов включают психологическую подготовку, ораторское мастерство, искусство коммуникации и презентации услуг и другие тонкости, необходимые для эффективной работы. Профессионалы также смогут проанализировать стандартные телефонные переговоры и предложить варианты их усовершенствования.

Администратор стоматологической клиники – это профессионал, в обучение которого следует вкладывать средства и время. При этом стоит помнить, что стоматология отличается от любой другой медицинской клиники, и ей свойственны особые правила, которые, естественно, должны быть известны администратору.

1. Как разговаривать с клиентами

Работа администратора значительно облегчается, если у него есть стандартные сценарии поведения в различных ситуациях: при телефонных звонках, при личной встрече новых или постоянных пациентов. Скрипты содержат фразы для разговора с клиентами, стандарты по работе с возражениями, ответы на проявление негативного поведения пациента, пример презентации услуг. Каждая ситуация требует особого реагирования, и сценарий на них должен быть составлен отдельно.

Администратору следует не просто изучить методичку со скриптами и выучить их наизусть или повесить перед собой распечатку. Эти сценарии должны быть многократно проиграны в ходе тренингов, где, помимо стандартных фраз, отрабатываются правильные интонации, тон беседы, разбираются сложные случаи и вырабатываются варианты грамотного реагирования на них.

В частности, среди таких фраз можно выделить вопрос: «Откуда вы узнали о нашей клинике?», заданный в правильной форме. Его следует дополнить уточняющим вопросом: «Может быть, вас нам кто-то порекомендовал?». Эта фраза, во-первых, позволяет узнать работающий маркетинговый канал, а во-вторых, повысит лояльность пациента, который бессознательно проведет ассоциацию: раз спрашивают, значит, клинику часто рекомендуют, значит, она достойна доверия.

2. Правила русского языка и этикета

Как бы странно это ни звучало, но грамотность администратора, проявляющаяся в знании речевых оборотов, постановке ударений и умении грамотно построить фразу, в сознании пациента переносится и на компетенции врачей клиники. И мысль: «Если здесь не могут даже правильно произнести слово, о каком медицинском обслуживании тогда может идти речь?» - не заставит себя долго ждать. Она придет подсознательно, заставив потенциального пациента, особенно в категории «бизнес» или «премиум», положить трубку и никогда больше не обращаться в эту стоматологию. Нередко грубые ошибки в речи администратора приравнивается к вероятности подвергнуться лечению с ошибками той же степени серьезности у доктора. Хотя, казалось бы, какая может быть связь?

3. Как оказать первую медицинскую помощь

Грамотный администратор – это настоящий многофункциональный профессионал: психолог, диагност, переводчик «с языка боли» и бог знает кто еще. Когда звонит пациент в панике с острой болью, он не понимает, что ему делать, куда записываться и чего ждать от врача. Задача администратора – его успокоить, выяснить проблему, понять срочность лечения, а может быть и посоветовать меры первой медицинской помощи, которую следует предпринять до приезда к врачу. Конечно, он может передать трубку доктору и тем самым снять с себя ответственность, но это потеря времени и потеря лояльности пациента. Кроме того, администратор должен проявить сочувствие, желание, а главное, возможность помочь, а также показать, что клиника готова оказать требуемую услугу. Видя расположение к себе клиники, пациент вряд ли решить отказаться от приглашения на консультацию.

4. Предложить альтернативу

Грамотный администратор сможет не только проконсультировать пациента по наличию или отсутствию услуги, но и предложить ему альтернативу, если запрашиваемой услуги в клинике не оказывают. Так, одна клиника рекламировала стоматологическое вмешательство под общим наркозом, не обладая возможностями для его проведения. Тем не менее, инструмент показал хорошую конверсию из-за способности администратора выяснить причину заинтересованности в такой услуге и в случаях, когда запрос не был обусловлен серьезными медицинскими показаниями, снять опасения пациентов по поводу длительности или болезненности необходимых манипуляций.

5. Ценообразование

Успокоить большинство пациентов требуется и в вопросах цен на лечения. Их ни в коем случае не следует скрывать. Напротив, прозрачная ценовая политика завоевывает больше лояльности пациентов и снимает их тревожность. Даже если точную сумму не получается назвать заочно, следует огласить пределы, на которые человек может рассчитывать, и уточнить, что конечную сумму он узнает после консультации с доктором.

6. Как успокоить пациента

Страх и недоверие, густо сдобренные стрессом, сопровождают практически любого пациента, набравшего телефон стоматологии. Именно эта «гремучая смесь» эмоций и заставляет их ругаться, кричать, повышать голос, паниковать. Администратору необходимо отслеживать подобные настроения и стараться сохранять спокойствие и здравый смысл. Недопустимы не только ответные выпады, но и отстраненные ответы или подчеркнутое использование дежурных фраз, пропитанных безразличием. Зачастую даже самых свирепых пациентов можно успокоить добродушным тоном разговора и искренним участием в их делах. А дальше, как правило, следует запись на прием, так как доброе отношение переносится на клинику в целом.

7. Оценка рекламной кампании – роль администратора

Очень часто владельцы стоматологий уверены в бесполезности рекламных кампаний и единственном действенном канале – «сарафанном радио». К сожалению, зачастую эти убеждения не основываются на исследованиях или оценках проведенных мероприятий.

Учет количества позвонивших и процента записи на консультацию помогает проанализировать маркетинговую деятельность, а запись контактных данных каждого потенциального пациента ведет к созданию базы, большинство участников которой могут со временем превратиться в реальных пациентов, при условии правильной с ними работы. Рассылки смс или электронных писем, где будут размещаться новости о клинике или интересные предложения – это лишь один из вариантов использования такой базы контактов.

Конечно, администратор не должен вести такую базу вручную. В CRM с IP-телефонией есть функция записи входящих звонков, сохранения номера телефона, времени звонка, можно также вписать имя и другие данные на клиента. Электронные средства фиксации данных серьезно повышают эффективность работы всей клиники.

Реклама может подтолкнуть пациента к звонку в клинику, а его дальнейшее ведение – уже дело администратора. Готовых профессионалов этого дела мало, найти их непросто, и поиск требует серьезных вложений, как временных, так и финансовых. Для гарантированного эффекта следует работать со своими кадрами, обучать их и всячески мотивировать, подготавливать их по самым современным методикам, которые помогут им в трудном деле общения с эмоциональными пациентами и привлечения их в клинику.

Источник: Журнал «Генеральный Директор»

Подпишись

Оставь свой email, и ты будешь в числе первых получать релизы, подборки статей и приглашения на вебинары
Здравствуйте! Меня зовут Марина Александровна, я являюсь управляющей стоматологической клиники Лаки Смайл. Здесь работаю довольно-таки давно, уже 6-ой год, а сама клиника работает с 2009 года, кстати, в этом году мы отмечаем 10-ти летний юбилей. Год назад перед нами встал острый вопрос выбора компании, которая будет нас продвигать на интернет – площадках и самом интернет пространстве. Долго искали, мониторили, к сожалению, были неудачные эксперименты, обожглись, но заработали опыт. Исходя из этого заработанного опыта, мы все-таки решили начать сотрудничество, по крайней мере, попробовать с компанией Startsmile. Мы работаем с ними с августа 2018 года. Год – это небольшой срок, на самом деле, но я могу сказать, что мы достигли очень хороших результатов. Мы не только размещаемся на площадке Startsmile, которая представляет нашу клинику, как отдельный сайт, лендинг, но и активно занимаемся seo- продвижением. У нас очень хорошие результаты, отличные плоды. Мы будем расти, продолжать дальше, двигаться вперед, еще наращивать то, что уже есть. Я уверена, что с компанией Startsmile у нас все это получится!
Храптович Марина Александровна
Храптович Марина Александровна
Лаки Смайл
12.05.2020
Команда прекрасная! Мы сотрудничаем уже год.,и наши ожидания полностью оправдались! Ребята оказывают нам постоянную профессиональную поддержку,что помогает нам развиваться и привлекать все новых пациентов! Спасибо!
Галина Сахнова
Галина Сахнова
Доктор Бон
15.11.2018
Сотрудничаем с компанией Startsmile с 2016г. Настоящие профессионалы, делают свою работу качественно, на очень высоком уровне. Елизавета Тихомирова и Юлия Клоуда, вам отдельное спасибо!
Alexander Akhtanin
Alexander Akhtanin
Фамильная стоматология
27.06.2019

Напишите нам

Контакты
Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что согласны с Политикой обработки данных

Новости Startsmile Agency

Все новости

Заказать звонок

Заказать проект

Рассылка Startsmile Agency


Написать руководителю

Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что согласны с Политикой обработки данных

Уведомление