Чек-листы являются важным инструментом для администратора стоматологии, поскольку позволяют стандартизировать процессы, обеспечивая при этом высокий уровень качества работы. Они также помогают уменьшить риски ошибок, ускоряют выполнение задач и позволяют сократить время на обучение новых сотрудников.
Существует множество различных чек-листов, которые может использовать администратор стоматологии, включая, например:
Чек-лист для приема пациентов
Включает в себя информацию о том, как провести регистрацию пациента, как заполнить личные данные для медицинской карты, как провести оплату и как организовать прием пациента.
Чек-лист для уборки и дезинфекции помещений
Администратор должен следить за выполнением уборки в кабинетах. В чек-лист включают дату, время и подпись человека, отвечающего за обеспечение чистоты в помещении. Также в задачи администратора может входить подбор списка средств гигиен и дезинфекции, ведение их учета, проверка проведения уборки в зоне ожидания.
Чек-лист для управления запасами
Этот чек-лист может включать в себя информацию о том, как проводить учет и управление запасами, какие материалы необходимо заказывать и как контролировать их использование.
Ниже представлен общий чек-лист по ежедневной работе администратора в стоматологической клинике.
Чек-лист по работе администратора стоматологической клиники
При открытии клиники
- Открыть смену вовремя.
- Обеспечить порядок на рабочем месте администратора.
- Убедиться, что уборка помещений проведена качественно.
- Проверить исправности проводки, вентиляции, освещения, оборудования
- Включить компьютер и другую оргтехнику.
- Включить колонку с музыкой.
- Открыть программное обеспечение по управлению клиникой.
- Проверить расписание ассистентов и врачей.
- Проконтролировать наличие расходников в зоне ожидания
- бахилы
- вода в кулере
- стаканы в кулере
- сухие и влажные салфетки
- конфеты, леденцы и печенье
- чистые чашки для кофе и чая
- раскраски для детей.
- Проверить ближайшую запись пациентов, по необходимости напомнить о записи.
- Проверить сообщения на почте и в мессенджерах.
- Ответить на отзывы.
- Ответить на все прочитанные сообщения, по необходимости перезвонить пациентам.
- Проверить социальные сети, ответить на сообщения и комментарии.
- Проверить кассу и остаток денежных средств.
- Подготовить карточки пациентов на сегодняшний день.
- Заполнить журнал смены в программе.
Прием пациентов
- Приветствие пациентов.
- Администратор проявляет вежливость и доброжелательность
- первым встречает пациента, стоя
- улыбается
- спрашивает, как пациент добрался, как себя чувствует
- интересуется состоянием пациента после манипуляций (например, после имплантации или лечения пульпита)
- проявляет внимание к сопровождающим или ребенку
- отвечает на все организационные вопросы.
- Администратор показывает пациенту, где он может подождать приема, куда можно повесить одежду.
- Администратор клиники предлагает воду, кофе, чай и угощения, но только в случае, если пациент не записан на лечение под наркозом и седацией.
- Оформление карты первичных пациентов, сбор данных, взятие подписи о согласии на обработку данных.
- Уточнить дату, времени и ФИО врача, к которому записан пациент.
- Регистрация пациентов и обновление их данных, заполнение медицинской карты пациента.
- Предупреждение врача о прибытии пациента.
- Продажа стоматологической продукции.
- Администратор спрашивает о самочувствии пациента после лечения.
- Уточнить, какой способ оплаты подходит пациенту.
- Произвести расчет быстро, не задерживая пациента.
- Назначить дату и время следующего визита, отправить пациенту напоминание за день до визита.
- Попрощаться с пациентом, пожелать здоровья.
- При возникновении конфликтных ситуаций — своевременное их решение.
Управление расписанием работы и персоналом
- Планирование расписания работы стоматологов и ассистентов.
- Координирование и оптимизация графика работы каждого сотрудника.
- Уведомление пациентов об изменениях в расписании и переносах визитов.
- Контроль за соблюдением графика работы врачей и ассистентов.
- При корректировках в расписании своевременно связываться с врачами ассистентами, договариваться о замещении.
- Обучение новых сотрудников и организация их адаптации в коллективе.
- Разрешение конфликтных ситуаций и создание благоприятной рабочей атмосферы в коллективе.
В течение дня
- Постоянное присутствие на рабочем месте.
- Поддержание рабочего места в чистоте.
- Проведение опросов о качестве сервиса и медицинских услуг
- администратор спрашивает пациентов напрямую
- администратор предлагает оставить отзыв или пройти анкетирование.
- Пополнение запасов расходников.
- Контроль за санитарным состоянием клиники и проведением регулярной дезинфекции помещений и инструментов.
- Контроль заполнения медицинской документации врачами.
- Отвечать на сообщения в мессенджерах.
- Отвечать на входящие звонки.
- Ориентирование пациентов по прайс-листу.
- Подтверждать запись с сайта по телефону.
- Вносить данные о записи в программу, оставлять комментарий для врача.
- Позвонить пациенту и отправить SMS о приближающейся дате приема.
- Обзвон пациентов для напоминания о прохождении профилактических осмотрах, профессиональной гигиены полости рта, контрольных снимков и т.д.
Управление финансами
- Расчет стоимости услуг и выставление счетов пациентам.
- Контроль за оплатой услуг и своевременным уведомлением пациентов об отсутствии платежей.
- Помощь в оформлении налогового вычета.
- Помощь при оформлении рассрочки или кредита на лечение.
- Учет всех финансовых операций и их документальное оформление.
Перед закрытием смены
- Составить ежедневный отчет.
- Приведение в порядок рабочего места.
- Закрытие смены в программе управления стоматологией.
- Выключение компьютера, оргтехники — как на рабочем месте, так и в кабинетах врачей.
- Проверить выключения оборудования, вентиляции освещения, обход клиники.
- Закрыть кассу.
- Закрыть двери, убедиться в работе сигнализации.
